仕事をしていると、仕事が遅いなぁと感じるスタッフがいると思います。仕事ができない人と一緒に仕事をすると職場全体の生産性が落ち、自分自身にも影響を及ぼしてしまいます。
そこで今回は、仕事ができない人の特徴、それを改善するための方法を紹介していきます。
それによってスタッフ全体の生産性が向上し、あなた自身にも良い影響を与えることに繋がります。
これから紹介する特徴に対して、誰かしら思い浮かぶ人がいると思いますよ。
それでは見ていきましょう。
仕事ができない人の特徴10選！
自分の中ではできていると勘違いしている
仕事できない人は、自分が今どういう状況なのか、自分の実力をはっきり把握できていない場合が多いです。自らの能力や物事を客観的に見る力が欠けていることが原因です。
自分はできていると感じているため、もし仕事のスピードが遅くてもペースを上げようなどとは考えません。
基本的に仕事に対してやる気がない
仕事ができない人の中には、仕事に重きを置いていない生き方をしている人も多く、そのような人はあまり仕事に対して、熱心に取り組まないのが特徴です。
結婚したら辞めるつもりの女性や、家庭第一の男性の一部にはそのような人も存在します。
仕事に対するやる気がない人は、自身の仕事の進行が遅いだけならず、その言動で周囲の脚を引っ張ることが多いです。
必要以上に気を遣ってしまう
周りの人の状況に配慮しすぎた結果、するべきことができずに仕事できない人といわれてしまう場合があります。
周りの人が忙しそうだと感じたときに気を使ってしまって、何かを尋ねるタイミングを逃してしまうと、結果として仕事が仕上がる時間が遅くなってしまう場合があります。
周りに対する気遣いのつもりが、気を遣いすぎていたために作業が遅くなり、周りから仕事できない人というレッテルを貼られてしまいます。
ホウレンソウ(報連相)ができない
何をするべきなのかをしっかりと理解せずに業務を始めてしまうことが原因で「仕事できない人」といわれてしまう人もいます。
相手がどのようなことを要望しているのか、上司からの指示を理解しないまま仕事を進めてしまうと、見通しが間違っていれば余計な手間がかかることになってしまいます。
少し面倒に思っても、「ホウレンソウ」を行うことで、結果的にスムーズに仕事が進むため、こまめに「ホウレンソウ」を行うことが大切です。
完璧主義で質を求める
仕事に質を求めすぎて納期に間に合わなくなってしまうと、結果的に仕事ができない人のレッテルを貼られてしまう場合もあります。
期限までに仕上げることは仕事をするうえで最も重要な要素のひとつなので、間に合うスピードの範囲内で質の高さを求めると良いでしょう。
同じミスを繰り返す
同じミスを繰り返すことで、本来は割かなくてもいいはずの多くの時間を割かせてしまいます。上司や同僚から何度も同じ指摘をされると本人も辛いですが、周りの人もイライラさせてしまい悪循環です。
同じミスを繰り返してしまう人にはメモをとらない人・不注意・やる気を失っている・うつ病などの理由が考えられます。また、仕事の内容を理解しきれていない新人にも比較的多い傾向があります。
仕事に対して指示待ち人間
仕事では積極的に自分のやるべきことを見つけなければならないことも多く、すべてにおいて指示待ちになってしまうと相手の手を煩わせてしまいます。
特に、経験が乏しい新人に指示待ちになってしまう人が多い傾向にありますが、指示を待っているだけのスタッフは仕事ができないレッテルを貼られてしまいます。
チェック回数が多い
なんでもかんでもチェックしようとする方は仕事ができないイメージを持たれやすいです。そういう方はメールや SNS のチェックする回数も異常に多いです。完成したと思った仕事内容も、気になってしまい何度もチェックしようとします。結果、必要ないのにチェックを繰り返し時間を無駄に過ごしてしまうのです。
計画を立てる前に取り敢えず行動に移す
仕事が遅い人は、思い付いたら手当たり次第に手を付けてしまいます。
そのため、先にやらなければいけない仕事が後回しになったり、後になって思っていたより時間が掛かると気づき、慌てて行うことで質の低い仕事をしてしまいます。
何でもかんでも全部調べようとする
仕事が遅い人は、何か作業を始める前に、一から十まで知識を頭に入れてからでないと動けない人です。全て頭でわかった上で仕事をしようとしても、実際にはやってみないと理解できないことも多いため、必要以上に調べすぎるのはかえって時間の無駄になることも。
調べたこと全てが役立つわけではないので、効率が悪くなって仕事のスピードが遅れてしまうのです。
意思決定が遅い
仕事が遅いのは、意思決定が遅いことも原因のひとつ。
自分は優柔不断だと自覚がある人もいるでしょう。
仕事では、あらゆる選択の機会があります。
そして、選択のたびに意思決定をしなければなりません。
選択ひとつひとつにかける時間が遅いほど、仕事は遅くなります。
以上が「仕事ができない人の特徴」になります。思い浮かんでいるスタッフで、この項目に当てはまっているのが多いと思うのではないでしょうか？
途中で、他の業務を振られると作業スピードが50％減に！？
マルチタスクが与える悪影響とは？
マルチタスクとは、脳が複数のことを同時に処理することです。
現代人の集中力は平均で1分15秒と言われています。わずか75秒しか一つのタスクに集中することしかできません。
また、人間はわずか2.8秒邪魔が入るだけでも集中力が途切れます。これはミシガン州立大学の研究でたった2.8秒作業が中断するだけで作業速度は半分以下まで低下し、4.4秒中断すると作業速度は1/3まで一気に落ちるということが分かっています。そして、そこから作業速度が元のレベルに戻るまでには25分もかかってしまいます。
マルチタスクの害としては、マルチタスクは皆さんの生産性を40%ダウンさせます。
さらに作業スピードはもっと下がってしまいなんと50%も増えます。作業時間が1.5倍にもなるということです。さらには、 マルチタスクによりミスが起きる確率は1.5倍にもなると言われているのです。
ここが違う！仕事が早い人の特徴とは？
それでは、仕事ができる人の特徴とはどういうのでしょうか？
見ていってみましょう。
綿密なスケジュールを立てている
仕事が早い人は、計画を年単位、月単位、週単位、日単位、時間単位というような細かなスケジュールで立てています。
全体の作業量を把握すると、その日にやらなければいけない作業が見えてくるので、余裕を持ったスケジュールを組むことができます。
また、スケジュールを立てる時に全体の仕事のポイントが頭に入っているから、トラブル発生の際の軌道修正も効くので仕事が早く進みます。
周りの進捗を理解している
仕事が早い人は、自分の進捗状況だけでなく、職場の各メンバーの進捗も理解して行動しています。特にリーダーになると、メンバーごとに異なる仕事の進捗に応じて、適切な仕事の割り振りをやり直したり、他からヘルプを頼んだり、全体的な作業の進め方の調整をしなければなりません。
仕事が早い人は、チームワークの大切さをわかっているので、それぞれの人の長所や能力に合わせた仕事の進め方を行うことができます。
判断するのが速い
仕事が速い人は、判断が速いという特徴があります。
仕事における選択に対して、時間をかけずに判断するので、仕事が遅くなることがありません。
仕事が速い人は判断に必要な情報を把握しており、判断したあとに問題があればその都度修正するという考えを持っています。
そのため、ひとつひとつの判断に悩んで時間をかけることがないのです。
人に仕事を振れる
仕事が速い人は、人に仕事を振れることが特徴的です。
他の人の状況をよく見ているので、余裕がある人に仕事を振って効率的にすすめられます。
周囲の協力を得ることで、時間をうまく使っているのです。
仕事を抱えすぎて必要以上の時間をかけることがなく、また他の人が手持ち無沙汰でやることがないという無駄もなくせます。
探す時間が少ない
仕事が速い人は、探しものをする時間がとても少ないです。
普段から仕事に必要なものや重要な資料などを整理し、すぐに取り出せるようにしています。
パソコンもファイルごとにまとめ、タグを付けて見分けやすくするなど工夫して、探しものの時間を最小限に抑えているのです。
探しものをどこにやったか思い出す時間や探す時間が圧倒的に少ないので、時間を仕事のために有効に使えます。
力の抜き方がうまい
仕事が速い人の特徴として、力の抜き方が上手いことも挙げられます。
仕事には必ず抑えるべき重要な部分と、それほど重要ではない部分があるのです。
すべてに力を注ぐのではなく、重要ではない部分ではほどよく力を抜き、重要な部分に注力することで効率的に仕事ができます。
力の抜き方がわかれば、必要以上に時間をかけることもなくなります。
仕事が速くなるための改善方法とは？
仕事ができる人の特徴を見ていきました。この特徴を掴むことができれば、逆に仕事ができるようになると言えます。これらを参考に改善方法に関してみていってみましょう
それでは、仕事が遅い人から抜け出すための改善方法をご紹介します。
スケジュールを立てる
仕事に取り掛かるときには、最初にスケジュールを立てましょう。
スケジュールを立てることでスムーズに仕事をすすめられるようになり、時間の無駄をなくせます。
優先順位を決める
優先順位を決めることは、仕事を効率的にすすめるためにとても重要です。
仕事はどのような順番で取り組むかで、効率がかなり変わってきます。
何分くらいかかるか時間割を作ってみる
業務の優先順位が決まったら、それぞれの業務にどの程度の時間がかかるのかを想像しながら、タイムスケジュールを作成します。
それぞれのスケジュールに、どの位の時間を割く予定なのかを横に書いておくとスケジューリングしやすくなります。決まったツールに整理するようにすることで、毎日の習慣にもしやすくなります。
そのためにも、「自分がこの仕事を終わらずためにかかる時間はどのくらいなのか？」と意識していくのがお勧めです。
効率化を意識する
仕事を速くするには、効率化を意識するといいでしょう。
現在の仕事の無駄をなくすだけでも、時間はかなり短縮されます。
仕事に効率化を取り入れることで、仕事が遅い状態から抜け出すことができます。
そのため、業務に無駄は無いのか、効率化できるポイントはないかというのを常に意識してみましょう。
整理整頓を心がける
探しものは時間の無駄なので、整理整頓を心がけましょう。
よく使うものの置き場を決めておくだけでも、必要なときに取り出しやすくなりますよ。
また、仕事上の重要な書類はファイルを活用し、インデックスを使ってどこに何があるかをわかりやすくしておくのがおすすめです。
整理整頓によって探しものの時間が減れば、仕事に使える時間が増えます。
仕事に十分な時間を使えるようになるので、必然的にスピードは上がるでしょう。
分からないことは質問して確実に理解しておく
仕事を始める前に、わからないことがあると、必ず途中で進行が止めなければなりません。
スムーズに進めていくためには、必ず事前に理解をしたうえで業務に取り掛かる必要があります。
その過程で、わからないことは必ず質問をして理解をしておきましょう。見切り発車をして成功する場合もありますが、無駄が多い場合がほとんどです。
たとえ相手が忙しそうであっても疑問点を解消することは業務に必要です。
分からないことはすぐに質問をして、疑問点をなくしたうえで業務に取り掛かるようにしていきましょう。
仕事ができる先輩や上司を徹底的に真似てみる
仕事はマニュアル通りには進まないことも多いので、うまいやり方や効率的な方法を人から学ぶことが大切です。
仕事のできる先輩・上司など、良いと思ったことは徹底的に真似してみるのもおすすめの方法のひとつです。
仕事のキーマンを理解しているかどうか
仕事ができる人は、自分のやっている仕事に直接関係している上司や同僚を把握しています。仕事の進め方でわからないことや、トラブルが発生した時にベストな相手に助言やフォローを求められるので、新人でも仕事を効率的に進められます。
一方、自分のやっている仕事を理解していない人間は、相手を気にせず相談してしまいます。
職場の人間関係やそれぞれの人がやっている仕事を把握しているからこそ、ピンポイントで報告や連絡、相談ができるのです。
自分がやるべきではない仕事は断る
担当以外の仕事や他の人が後始末するべき作業を頼まれたら、できるだけ上手に断ることも大切です。マルチタスクが与える悪影響で説明しましたが、自分の仕事の進み具合が悪いのに無理に引き受けてしまうと、本来やるべき作業が遅れて責任のある仕事が完成しなくなってしまいます。
時には頼まれたら引き受けざるを得ない場合もあるかもしれませんが、新人であっても自分のキャパシティを考えて何でもかんでも引き受けないことが大切です。
しっかりメモを取って、見ながら作業を行う
人間はすぐにその場で忘れてしまうことも多いので、できるだけメモをしておくことが肝心です。単純な単語でも、メモしておけば後から見てその時考えていたことややらなければいけない作業を思い出すきっかけに。
特に段取りや作業の順番を決めたメモは、効率よく仕事を進めるのに役立ちます。最初計画した流れから作業が大きく外れていないかを確かめるのにも、常にメモを確認して軌道修正していくようにしましょう。
作業前に仕事のマニュアルを把握する
仕事を始める前に、これからやる仕事の流れを一通りマニュアルを読んで頭に入れておきましょう。無駄な作業や効率の悪いやり方をしなくて済むのでおすすめです。
初めての土地に行くのに地図やナビなしで行くと道に迷ったり時間がかかったりするのと同じように、仕事のマニュアルで自分がこれからやる作業をイメージしておくとスムーズに仕事が進みます。
業務の進捗など、ホウレンソウを必ず行うようにする
取引先や上司・部下が仕事できない人である場合の対応として、ホウレンソウをこまめに行うのがおすすめです。
自ら報告・連絡・相談をするのが苦手な人であっても、相手からホウレンソウを受けることで、自らの業務の整理や要点の洗い出しができるからです。
また、スケジューリングが苦手な人も随時ホウレンソウを行っていくと自然と期限を意識できるようになり、遅れにくくなります。業務の進捗などまめにホウレンソウを行うのがおすすめです。
指導する立場として行うべき指導内容とは？
相手のスキルや能力に見合った仕事量を振り分ける
やる気はあるものの仕事を抱えすぎてしまう傾向があるため、仕事の振り分け量の調整が大切です。
部下への仕事の振り分け量を調整するには、相手のスキルや能力を正しく見極める必要があります。
正しく見極めるためには普段からの目配りや、ホウレンソウによる進捗の把握などが大切です。
また、必要以上に時間をかけすぎていないかどうかもチェックしつつ、徐々にできる仕事量を増やしていくのが良いでしょう。
仕事の段取りの組み方や進め方について指導する
仕事ができるようになりたいと、やる気はあるものの何をどう改善していくべきなのかわかっていない人には、仕事の段取りの方法や進め方などを、懇切丁寧に指導していくのが良いでしょう。
特に入社・配属されたばかりの新人には必要不可欠です。
丁寧に指導することはとても骨の折れる作業ですが、相手が理解してくれるとその業務全体のスピードが上がるだけでなく、今後の業務の質やスピードが改善することも考えられます。
一度丁寧に指導して一人でも仕事の段取りを組めるようになるようにするのが良いでしょう。
苦手だと思う部分を指摘し、一緒に改善点まで考えてあげる
仕事ができない人とされている人が、客観的に見て苦手だと思う部分を指摘した上で、今後どのようにしていけば良いのかを一緒に考えてあげるのもおすすめの対応方法です。
仕事ができない人は自らを省みる能力や余裕がないことも多いので、客観的に評価することが改善の近道になります。
また、自分ではどのようにすれば良いのか分からない場合や、誤った改善方法をとることも考えられるので、第三者が一緒に考えてあげるのが良いでしょう。
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